نهاية العام هو دائمًا وقت مزدحم لأصحاب الأعمال الصغيرة.
هناك قائمة طويلة ومملة من الفحوصات الصحية المحاسبية، والبيانات المالية، وتقديم الإقرارات الضريبية، والمزايا الإضافية للموظفين، وعدة تقارير لإدارة الشؤون المالية لمراجعتها وإعادة ضبط خطتك المالية للعام القادم.
أدناه، قمنا بتجميع قائمة تدقيق محاسبية لنهاية العام لتبسيط العملية وإرشادك خلال الخطوات الأساسية لإنهاء السنة المالية بنجاح.
لنبدأ!
جمع جميع السجلات المالية
قبل الخوض في مهام نهاية العام، من المهم جمع جميع الوثائق المالية الضرورية.
بيانات الدخل، ميزانيات العموم، وبيانات تدفق النقد
بيانات البنوك وبطاقات الائتمان
الفواتير، الإيصالات، وسجلات المعاملات الأخرى
على سبيل المثال، إذا كنت قد استخدمت منصات دفع مختلفة طوال العام، قم بتجميع البيانات من كل منصة لضمان عدم تفويت أي دخل.
تنظيم وثائقك
بمجرد أن تجمع وثائقك، قم بفرزها لسهولة الوصول إليها. استخدم برنامج محاسبة لتجميع السجلات، تصنيف المعاملات، وخلق نسخ احتياطية رقمية. على سبيل المثال، ضع العلامات على الملفات حسب الشهر أو حسب نوع المصروفات، مثل "اللوازم المكتبية" أو "المرافق"، لمراجعة سلسة.
مقارنة حسابات البنوك
مقارنة حسابات البنوك خطوة أساسية في قائمة تدقيق المحاسبة النهائية للسنة. قم بمراجعة المعاملات في سجلاتك المالية مع كشوف حسابات البنك لتحديد أي اختلافات. على سبيل المثال، إذا كان هناك إيداع مفقود من سجلاتك ولكنه يظهر في كشوف الحسابات البنكية، فتحقق من مصدره.
تصنيف وتحقق من النفقات
قم بتصنيف نفقاتك بدقة لتبسيط السجلات وطلب الخصومات الضريبية المؤهلة. على سبيل المثال، قم بتصنيف وجبات الاجتماعات مع العملاء بشكل منفصل عن تناول العشاء الشخصي للمطالبة بخصم الأعمال المسموح به. إذا قمت بتسجيل تكاليف المكتب المنزلي في فئة مخصصة، يمكنك حساب الجزء القابل للخصم للاستخدام التجاري في دقائق. على سبيل المثال، يجب أن تُصنف نفقات السفر للاجتماعات مع العملاء بشكل منفصل عن المصروفات العامة للمكتب.
تقييم مصادر الدخل لديك
راجع مصادر دخلك لتأكيد تسجيل جميع الإيرادات بدقة. تحقق من الفواتير للتأكد من عدم وجود أي مدفوعات مفقودة أو عدم انتظام قد يتطلب متابعة. على سبيل المثال، إذا لم يكن لدى عميل منتظم دفع مدرج، قم بالاتصال لحل المشكلة.
راجع الحسابات المستحقة الدفع والمدينة
يمكن أن تؤثر الفواتير المستحقة على تدفق نقدك مع بداية العام الجديد. راقب نسبة دوران حساباتك المستحقة القبض، وقم بمتابعة المدفوعات المتأخرة، وفكر في شطب الديون غير القابلة للتحصيل إذا لزم الأمر. على سبيل المثال، إذا كانت الفاتورة مستحقة لأكثر من ستة أشهر، قد ترسل تنبيهًا نهائيًا قبل أن تقرر شطبها.
كذلك، سدد أي مدفوعات مستحقة إلى البائعين أو الموردين. راجع حساباتك المستحقة الدفع للخصومات الفائتة أو المدفوعات المزدوجة. على سبيل المثال، إذا فاتك خصم الدفع المبكر على فاتورة البائع، تعامل مع الأمر قبل موعد الدفع.
جرد المنتجات الفعلية الخاصة بك
إذا كان نشاطك التجاري يتضمن منتجات مادية، فإن إجراء جرد للمنتجات في نهاية العام أمر حيوي. قارن مستويات الجرد الفعلي مع الأرقام المسجلة لتحديد أي اختلافات ناتجة عن خسائر، أضرار، أو سرقات. على سبيل المثال، إذا كانت نظامك يظهر 500 وحدة من منتج ما ولكن عدك يكشف عن 480 فقط، تحقق من السبب.
احسب قيمة جردك
اختر طريقة ملائمة لتقييم جردك لتعكس تدفقها وتأثيرها على البيانات المالية. استخدم منهج FIFO (الأول في الأول خارج) عندما يتم بيع الجرد الأقدم أولاً، وهو ما يكون مفيدًا في فترات ارتفاع التكاليف حيث يؤدي إلى تكاليف السلع المباعة أقل وأرباح أعلى.
بالتناوب، طبق منهج LIFO (الأخير في الأول خارج) إذا بيعت الجرد الأحدث أولاً. هذا سيعزو تكاليفًا أعلى للسلع المباعة ويقلل الدخل الخاضع للضريبة خلال فترات التضخم. مهما كانت الطريقة التي تختارها، نسقها مع نموذج عملك وأهداف التقارير.
تحقق من سجلات الرواتب
تحقق من سجلات الرواتب للتأكد من دقتها والامتثال لقوانين العمل. راجع بيانات الدفع للموظفين، بما في ذلك المكافآت، وأجر العمل الإضافي، والخصومات للتعامل مع الأخطاء المحتملة. تأكد من عكس أجر العطلات لشهر ديسمبر بشكل صحيح في السجلات.
إذا كانت شركتك توظف مواطنين أجانب، فتأكد من أن جميع عقود العمل أو الوثائق المكافئة ذات الصلة تم إعدادها وتقديمها بدقة. تحقق متقاطع من اقتطاعات الضرائب لتأكيد الامتثال لمتطلبات المحلية والفدرالية وتقليل خطر العقوبات أثناءالتدقيق المالي.
مراعاة المكافآت السنوية والمزايا الإضافية الخاضعة للضريبة
يجب توثيق المكافآت السنوية والمزايا الإضافية الخاضعة للضريبة بدقة وتسجيلها في بياناتك المالية. تعتبر المزايا الإضافية الخاضعة للضريبة، مثل بطاقات الهدايا أو الوجبات أو بدلات النقل، جزءًا من دخل الموظف الخاضع للضريبة ويجب الإبلاغ عنها كما هي. على سبيل المثال، إذا قدمت بطاقات الهدايا كمكافأة للعطلة، ينبغي أن يتم تسجيلها كمكافأة غير نقدية ولكن لا تزال تصنف كمزايا إضافية خاضعة للضريبة.
يجب أن يتم عكس تكلفة هذه المكافآت والمزايا في بيان الربح والخسارة لضمان حساب النفقات بشكل صحيح. عندما تكون المكافآت قائمة على الأداء، راجع الوثائق الداعمة للتأكد من استيفاء المعايير وتخصيص المبالغ الصحيحة. اتبع الإرشادات الضريبية للمزايا الإضافية الخاضعة للضريبة لتجنب أي مشاكل في الامتثال.
تنظيم النفقات القابلة للخصم ضريبيًا
اجمع جميع الإيصالات والوثائق للنفقاتالقابلة للخصم ضريبيًا. على سبيل المثال، إذا حضرت مؤتمرًا للتطوير المهني، قد يكون رسم التسجيل مؤهلاً كمصروف قابل للخصم. قم بتصنيف هذه النفقات بشكل صحيح لتجنب الارتباك خلال تحضير الضريبة. إذا كنت قد دفعت للموظفين عن نفقات متعلقة بالعمل، احتفظ بسجلات واضحة للأغراض والمبالغ لدعم خصوماتك.
مراجعة تراكم النفقات والمدفوعات الضريبية التقديرية
قارن مدفوعاتك الضريبية التقديرية مع التزاماتك الفعلية لتحديد أي اختلافات. إذا كان هناك فرق كبير، قم بتعديل تقديراتك المستقبلية لمنع غرامات نقص المدفوعات. على سبيل المثال، إذا ارتفع دخلك بشكل غير متوقع، قد تحتاج إلى إعادة حساب مدفوعاتك المقدرة. فحص أسباب أي تباينات، مثل الأرباح غير المتوقعة أو الخصومات الفائتة، وقم بتحديث خطتك للإمدادات بناءً على هذه الرؤى.
التحضير لمهلة تقديم الضرائب
تعرف على المواعيد النهائية لضريبة القيمة المضافة أو الضريبة الزكوية القادمة. استخدم برامج المحاسبة لتتبع مواعيد الاستحقاق وتبسيط تقديماتك. قم بتحديد تذكيرات للمواعيد الرئيسية لتجنب الاندفاع في اللحظة الأخيرة. عند تقديم الضرائب ربع السنوية، راجع التقديمات السابقة للتأكد من الاتساق والكمال لتجنب الأخطاء التي قد تؤخر المعالجة.
مراجعة البيانات المالية
توفر بياناتك المالية نظرة شاملة على صحة عملك. راجع بعناية بيان الأرباح والخسائر، والميزانية العمومية، وبيان تدفق النقد لتحديد الاتجاهات والمجالات التي تحتاج إلى تحسين. إذا كان هامش الربح لديك أقل من المتوقع، قم بمراجعة نفقاتك للبحث عن السبل الممكنة لخفضها. استخدم الأفكار المستمدة من هذه البيانات لتعديل استراتيجيات التسعير، وتحسين إدارة الجرد، أو تقليل تكاليف التشغيل لتحقيق ربحية أفضل.
التحقق من حالة التدفق النقدي
التدفق النقدي هو شريان الحياة لأي نشاط تجاري. قم بتحليل بيان التدفق النقدي للتأكد من أن لديك سيولة كافية لتغطية النفقات القادمة. إذا لاحظت انخفاضات موسمية، خطط لهذه الفترات مع احتياطي نقدي. قيم حساباتك المستحقة القبض وتابع الفواتير المتأخرة لتحسين وضعك النقدي.
تحديد الأهداف المالية للعام الجديد
العام الجديد هو فرصة لتحديد الأهداف المالية لنشاطك التجاري. ركز على نمو الإيرادات، تقليص النفقات، وتخصيص الموارد بكفاءة. استهد فزيادة الإيرادات من خلال توسيع خط إنتاجك أو دخول سوق جديد. عند تخفيض النفقات، راجع عقود الموردين للتفاوض على شروط أفضل أو التحول إلى موردين أكثر فعالية في التكلفة.
تحديث استراتيجيات عملك
ادرج الدروس المستفادة من العام الماضي في تخطيطك الاستراتيجي. حدد المجالات التي يمكنك فيها تحسين العمليات، وخفض التكاليف، وتحفيز الابتكار. إذا كانت خدمة معينة تعمل بأقل من المتوقع، فكر فيما إذا كان من الجدير الاستثمار فيها أو إعادة توجيه الموارد إلى مكان آخر. أعد النظر في استراتيجياتك التسويقية وحلل أي الحملات حققت أعلى عائد على الاستثمار.
تحقق مما إذا كان هناك أي تغييرات تنظيمية
ابقَ على اطلاع بالتغييرات في قوانين الضرائب واللوائح التجارية التي قد تؤثر على عملياتك. قم بتعديل ممارساتك للبقاء متوافقًا وتجنب العقوبات المحتملة. إذا تم تقديم أسعار جديدة للضريبة على القيمة المضافة، تأكد من أن أنظمتك تعكس الأسعار المحدثة. استشر بانتظام المصادر الصناعية الموثوقة أو المستشارين المهنيين للبقاء محدثًا على أي تعديلات تنظيمية أخرى.
إجراء تدقيق داخلي
يعد التدقيق الداخلي وسيلة استباقية للتحقق من دقة سجلاتك وتحديد مجالات المخاطر المحتملة. استخدم هذه الفرصة لتعزيز ضوابطك الداخلية وتحسين الشفافية المالية. راجع تقارير النفقات لاكتشاف المعاملات غير المصرح بها. تحقق من سجلات الجرد للتحقق من أن مستويات المخزون تتطابق مع العدود الفعلية.
تنفيذ أدوات وموارد لتبسيط المحاسبة
اغتنم الأدوات المحاسبية لأتمتة المهام المتكررة والحفاظ على سجلات دقيقة. يمكن لبرامج مثل QuickBooks، Odoo، أو Xero أن تبسط عملية المحاسبة السنوية وتحسن الكفاءة. استخدم مميزات مثل التقارير الآنية لمراقبة الصحة المالية وتحديد المشكلات على الفور. قم بإعداد تذكيرات مكررة لمهام لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء.
الاستعانة بخدمات المحاسبة الاحترافية
يمكن أن يقدم المحاسبون المحترفون خبرة قيمة خلال محاسبة نهاية العام. إذا كانت العملية تبدو مربكة أو لديك شكوك حول اللوائح المعقدة، فكر في الاستعانة بمصادر خارجية لتلك المهام لتوفير الوقت والابتعاد عن الضغوط. يمكن للمحاسب مساعدتك في تحديد خصومات إضافية قد تكون أغفلتها. يمكنهم أيضًا تقديم نصائح استراتيجية لتحسين ممارساتك المالية والتخطيط طويل المدى.
قائمة التحقق النهائية لنهاية العام
أثناء اختتامك لمحاسبة نهاية العام، ارجع إلى هذه القائمة الشاملة:
جمع وتنظيم جميع السجلات المالية.
مصادقة الحسابات وتصنيف النفقات.
مراجعة الحسابات المستحقة الأداء والمدينة.
إدارة الجرد وتقييمه.
التحقق من سجلات الرواتب والمكافآت.
الاستعداد لتقديم الضرائب وتنظيم الخصومات.
تحليل البيانات المالية والتدفق النقدي.
تحديد الأهداف المالية وتحديث الاستراتيجيات.
تأكيد الامتثال للأنظمة وإجراء التدقيقات.
الحصول على المساعدة المهنية إذا لزم الأمر.
